Reisekostenabrechnung: 80 Prozent weniger Aufwand

Ausgangslage

Belege auf Papier, Freigaben per Excel, Weiterleitung durch mehrere Personen. Der Ablauf war über Jahre gewachsen, ohne dass ihn je jemand grundlegend infrage gestellt hatte. Die Folgen: hoher manueller Aufwand in der Verwaltung, Übertragungsfehler und verzögerte Erstattungen an die Mitarbeitenden.

Ansatz

Bewusst klein gehalten: ein klar abgegrenzter Prozess, digitalisiert mit den Bordmitteln der Microsoft Power Platform. Rollout im laufenden Betrieb, ohne Parallelbetrieb des alten Prozesses.

• PowerApp als mobile Erfassungsoberfläche für Belege
• Power Automate für den mehrstufigen Freigabe-Workflow
• Dynamics 365 für die Weiterverarbeitung in Buchhaltung und Controlling